37 Milliarden US Dollar werden jährlich in den Sand gesetzt wegen ineffektiver Besprechungen. Um eben dagegen vorzugehen, können gewisse Regeln helfen. Hier unsere Vorschläge!
Ziel und Teilnehmer
Zunächst einmal sollten alle Teilnehmer wissen, worum es in dem geplanten Meeting gehen wird. Themen und Fragestellungen verbunden mit einem klar formulierten Ziel. Warum treffen wir uns? Im Zuge dessen sollte jeder Eingeladene für sich überlegen: Kann ich einen Mehrwert stiften? Passt wer anders besser in die Runde? Auch das ist Effizienz. Wer zum Thema nichts zu sagen hat, bleibt ihm besser fern und nutzt seine Zeit für das eigene Tagesgeschäft. Entscheide ich mich aber für ein "Ja, ich möchte dabei sein!" sollte ich mir in einer idealen Welt vorab überlegen, was genau mein Input sein wird. Mach dir vorab deine Gedanken.
Struktur | Was wird wann besprochen
Ein Zeitplan ist bei längeren Treffen unabdingbar. Leg als Einladende(r) fest, wie lange du über welchen Themenpunkt sprechen möchtest und hab während des Meetings ein Auge darauf. Wenn du merkst, dass ein Thema ausufert, überleg dir a) Wieviel Wert hat diese Diskussion gerade im Vergleich zu nachfolgenden Inhalten und möchtest du sie b) hier beenden oder laufen lassen. In letzterem Fall solltest du etwas anderes spontan weglassen. Generell hilft eine Agenda im Vorfeld jedem Teilnehmenden bei der Vorbereitung. Dankbar ist auch, sie während der Besprechung gut sichtbar für alle im Raum zu haben. So haben alle das Zeitmanagement im Blick.
P.S. Sollte ein generelles Thema in der Diskussion zu einem bilateralen Austausch führen, bitte die beiden Beteiligten, sich separat zu vertagen.
Kurze Stand-ups
Wer sich nur für eine Viertel- oder halbe Stunde trifft, sollte einfach stehen bleiben. Das nimmt dem Meeting die Gemütlichkeit. Wir alle präsentieren sofort mehr Haltung und es gibt Studien, die belegen, dass wir eben deshalb produktiver vorankommen. Stand-ups sind obendrein für den Körper eine willkommene Abwechslung zur oft permanent sitzenden Tätigkeit.
Meetings absagen
Dass ich mich als Teilnehmer überprüfe, ob ich etwas zum Meeting beitragen kann, ist das eine. Die Besprechung generell zu hinterfragen, ist ebenso wichtig. Gerade wöchentliche Teammeetings saugen viel Zeit, ohne dass man immer wirklich brennende Themen hat. Deshalb: Tauscht euch einmal vor dem Treffen aus, bzw. fragt per Mail nach: Brauchen wir heute dieses Meeting? Heisst die Antwort Nein, dann sagt es ab.
Protokoll
Kaum jemand schreibt es gern, kaum jemand liest es im Nachgang eines Meetings und doch fungiert ein Protokoll als Gedankenstütze. Es informiert und sichert idealerweise Ergebnisse ab. Dazu muss man es sich natürlich erneut zu Gemüte führen. Welche Ideen, Entscheidungen und Aufgaben wurden in dem jeweiligen Meeting erarbeitet? Werden diese weiterverfolgt? Ohne solche Vereinbarungen bleibt die Frage: Warum habt ihr euch überhaupt getroffen? Es ist tatsächlich so, dass 41% der Besprechungen ohne ein solches Protokoll abgeschlossen werden. Nichts Verbindliches, das bleibt. Niemand, der sich erinnert. All eure Zeit ist einfach verpufft. Versucht das zu vermeiden!
Alternative Meetings abhalten
In der Recherche für diesen Artikel sind wir auf folgenden Vorschlag gestossen. Wie wäre es, in Diskussionen einmal die Position eines anderen Teilnehmers einzunehmen? Wie würde der- oder diejenige argumentieren? Das kann Spass machen, erhellend sein und eurem Meeting einen anderen Drive geben. Vielleicht kommt ihr auf ganz andere Ergebnisse und entdeckt euch neu durch die Brille eines anderen. Auch digitale Meeting Tools können zu mehr Effizienz führen. Es gibt Apps, die Videokonferenzen ermöglichen falls einige von euch im Home Office stecken. Andere Apps erstellen Protokolle, die sich leicht an alle versenden lassen, einige helfen euch sogar bei der Moderation eurer Treffen. Auf dem Weg zu mehr Effizienz lohnt es sich also, Sinn und Zweck zu hinterfragen, auf Struktur zu achten und neue Herangehensweisen zu nutzen. Ihr verbessert die Qualität eurer Inhalte.
Meeting Tools
Es gibt ein paar Apps, die mehr Spass und Leichtigkeit in Meetings bringen. Hier unsere Vorschläge. Klick dich einfach durch.
Google HangOuts, hier machst du z.B. Videosbesprechungen in HD mit bis zu 15 Leuten. Der jeweils sprechende Teilnehmer wird automatisch ins Bild gerückt, störende Hintergrundgeräusche verschwinden.
Auch mit Skype for Business bringst du deine Teams zusammen. Per Link nimmt jeder an der Online-Besprechung teil.
Weitere Teammeeting Apps, die ähnlich funktionieren, sind Eztalks und Oovoo. Hier lassen sich ebenso Dokumente teilen und reine Sprachaufnahmen für Reportings machen. Probier am besten aus, welche App in der Handhabung zu deinem Team passt.
DropBox Paper lässt sich direkt mit dem Kalender verbinden. Protokolle werden mit einem Klick eröffnet und über eine einfache Vorlage geführt. Aufgaben werden erstellt und den Mitarbeitern direkt zugewiesen. Microsoft One Note ist dein digitales Notizbuch. Ideal für Menschen, die zusammenarbeiten. Notizen lassen sich untereinander verknüpfen, Inhalte aus Webseiten werden automatisch verlinkt. So kommst du easy auf die Quelle zurück und hast wieder den vollständigen Kontext.
Der Minute Taker hilft dir als App bei der Erstellung von Protokollen. Zudem erinnert er dich an Aufgaben, die aus bestimmten Meetings entstanden sind und verknüpft wichtige Dokumente mit deinem Kalender bzw. mit den Meeting-Protokollen. Jedes Teammitglied kann ergänzen, redigieren, mitarbeiten.