Stephan Ragg, Leitung Group HR
«Ich gestehe, ich war nervös vorab. Einen ganzen Projekttag lang würden wir uns in unserer Arbeitsgruppe (10 Teilnehmer) online austauschen. Das gab es so noch nicht. Entsprechend vorbereitet ging ich als Moderator dieses gruppenweiten Meetings in den Workshop. Mein erstes Learning: Die Idee von Blöcken und Pausen war wertvoll. Es hat sichtbar unsere Konzentration unterstützt und es hilft, den Blick immer wieder von den Bildschirmen zu lenken. Ebenso wichtig ist es, einen gemeinsamen Teamspace zu haben, ein Board mit Agenda und klaren Frage- wie Zielstellungen. Das gibt Struktur, die online für alle sichtbar und ständig abrufbar ist.»
«Stellt vorab klare Regeln auf. Wie machen wir uns am Bildschirm bemerkbar? Welche Verhaltensweisen sind uns wichtig? - Klar, das nimmt zu Beginn etwas Zeit in Anspruch, aber die ist für das Gelingen eines Online-Workshops gut eingesetzt. Ebenso hilfreich: Zuhören und lieber aktiv eine Verständnisfrage mehr stellen! Auch diszipliniertes «Muten», also das Stummstellen des eigenen Tons, hat uns in dem neuen Meeting-Miteinander geholfen. Ob mit Bild oder ohne ist vermutlich eine individuelle Sache: Ich finde, sich per Video zu sehen, verstärkt das Wir-Gefühl. - Was sich ausserdem bewährt hat, sind Notizen und ein Parkplatz für Fragen. Diese werden in Echtzeit festgehalten, für alle sichtbar auf den Screens geteilt und zu gegebener Zeit besprochen.»
«Menschlichkeit gelingt trotz technischer Hürden: Auch verpixelte Bilder oder verzerrte Stimmen bauen sympathische Home Office-Beziehungen in verschiedenen Ländern auf.»
«Ich habe ein Desaster erwartet, doch das Gegenteil ist passiert.» Diese Worte kamen von einigen Teilnehmenden, die an einem virtuellen PI - Planning der Baloise teilgenommen haben. In Basel und Belgrad arbeiten Kollegen / innen gemeinsam an einem Projekt – regelmässig finden Zwei-Tages-Planungs-Workshops statt, diesmal aufgrund von Corona virtuell. Besprochen und bearbeitet wird das gesamte nächste Quartal.
Wir haben uns fokussierte Zeitfenster gesetzt, in denen wir alle zusammen an spezifischen Themen arbeiten konnten. Danach sind wir auseinander gegangen, in Zweier- oder Dreier-Gruppen, um das gemeinsam Besprochene zu vertiefen. Zu einem späteren Zeitpunkt wiederum wurde die Arbeit der kleineren Gruppe erneut gesamt geteilt. Dieses Hop on, Hop off hat gut funktioniert.
Wer permanent online ist, ist permanent in Kontakt. Pausen werden umso wichtiger, sprichwörtliche Sendepausen. Plant sie bewusst ein.
Was allerdings kein Online-Kontakt leisten kann, sind spontane Interaktionen. Kurz zur Kaffeemaschine, ein Gespräch beim Lunch – all das fehlt. Aus diesem Grund taten uns kurze Check-ins und Check-outs am Anfang bzw. Ende des Meetings gut. Wie geht es? Wer ist an Bord? Welche Erwartungen und Learnings teilen wir? Gerade virtuell scheint es umso wichtiger, sich Zeit füreinander zu nehmen, um etwas Nähe aufrechtzuerhalten.
Helen Burri, Baloise Campus Führungsentwicklung
«Die erste Herausforderung wartete noch vor dem Leadership-Training selbst: Für uns Hosts hiess es «üben, üben und nochmals üben». Schliesslich hängt der Flow des Workshops massgeblich vom Moderator ab. Je souveräner, spontaner, lockerer er/ sie agiert, desto mehr entspannt das die virtuellen Teilnehmer. Wichtig zu Beginn: Plant Zeit für den technischen Check In ein. Es nimmt einfach unnötigen Stress. Kurze Moderations-Häppchen sind verträglicher als lange. Via Screen leidet die Aufmerksamkeitsspanne umso schneller. Speziell haben wir uns für ein physisches Begleitbuch entschieden, das uns durch das Training führte und es allen Teilnehmenden erlaubte, sich auch mal auszuklinken, um Themen im Selbststudium weiter zu vertiefen.
Insgesamt ist unsere Erkenntnis: Virtuelle Meetings gelingen besser und sind effizienter je enger man sie führt. Aktiv Fragen stellen, andere animieren sich einzubringen, abwarten bis Teilnehmende sich äussern. Manches braucht vielleicht einen kleinen Stups mehr, aber dann beginnt ein Dialog.»