PI Planning steht für Program Increment Planning – eine Planung für das jeweils nächste Quartal. Sie erfolgt in der Umsetzung während eines zweitägigen Planungs-Workshops aller am Produkt Beteiligten. Diese zwei Tage sollen eine gemeinsame Vorgehensweise ein Verständnis sicherstellen - üblicherweise für die nachfolgenden zehn bis zwölf Wochen.
“Ich höre oft die Frage”, sagt Paul Heyer (36), Scrum Master bei der Baloise, “Wie soll das funktionieren, alle relevanten Initiativen an einen Tisch zu bekommen?” Nicht selten geht es um 100, 200 Mitarbeitende. “Auch Kosten/ Nutzen Überlegungen werden angeführt. Aber wenn man erlebt hat, was Menschen face to face, fokussiert und konzentriert in diesem strukturierten Workshop-Format miteinander erarbeiten können, nimmt einem das sehr viele Bedenken.”
PI Planning gehört in das s.g. SAFe Framework – einem Modell für agile Zusammenarbeit. Der Aufbau ist immer gleich. Tag 1 beginnt mit einem Austausch über den Status Quo und die gemeinsame Vision. Alle Stakeholder berichten aus ihrer Sicht und stellen einen Businesskontext her. Danach erklärt der Fachbereich seine Vision für die kommenden Wochen: Was ist das Ziel? Warum wollen wir wohin?
«Aber wenn man erlebt hat, was Menschen face to face, fokussiert und konzentriert in diesem strukturierten Workshop-Format miteinander erarbeiten können, nimmt einem das sehr viele Bedenken.»
Vorteil 1: Alle im Raum Anwesenden haben das gleiche gehört, können Fragen stellen und sich gegebenenfalls rückversichern, bis überall der gleiche Wissensstand herrscht. Ein weiterer wichtiger Agendapunkt nennt sich "Team Break Out" und dauert in der Regel vier Stunden. Fernab hierarchischer Strukturen wird in verschiedenen Teams die Frage geklärt: Wie setzen wir die gehörte Produktvision und Ziele um? Welche Systeme, Komponenten und Teams spielen eine Rolle?
Vorteil 2: Alle relevanten Kompetenzen, das gesamte Know-How "sitzt" im Raum. Entstehen Fragen, kann man direkt und unkompliziert die Betreffenden fragen.
Vier Stunden hochkonzentrierte Zusammenarbeit: Das ist anstrengend. "Extreme Druckbetankung", nennt es Paul. "Wo so viele Menschen beteiligt sind, ist es oft auch hektisch und laut. Dennoch arbeiten sie extrem effizient miteinander, denn Absprachen sind direkt und persönlich möglich." All das ist bewusst gewollt. Es gilt, nachgängige Meetings und lange Email-Abstimmungen zu vermeiden bzw. überflüssig zu machen. Beim PI-Planning haben Teams die Chance, ihren eigenen Umsetzungsplan zu erstellen. Dafür tragen sie aber auch die Verantwortung. Abhängigkeiten zu anderen werden vor Ort geklärt, Parallelitäten automatisch aufgezeigt und gelöst. Alle relevanten Fragen sind nach diesen vier Stunden besprochen, etwaige Risiken und Unwägbarkeiten benannt. Idealerweise gar gelöst, weil alle Entscheidungsträger anwesend sind. "Wir erarbeiten einen belastbaren Quartalsplan mit realistischen Zielen in permanenter Synergie. " Am Ende wird er präsentiert und gemeinsam verabschiedet.
«Alle relevanten Fragen sind nach diesen vier Stunden besprochen, etwaige Risiken und Unwägbarkeiten benannt. »
"PI Planning ist extrem schnell. Entscheidungen werden vor Ort gefällt, weil IT, Fachbereich und Management zusammenkommen und sich am Austausch beteiligen. Haben wir alle notwendigen Informationen? Haben wir die Ressourcen? Ist etwas fachlich und technisch umsetzbar? Am Ende sollen keine Fragen offenbleiben. Alles wird evaluiert." Paul beschreibt wie einander unbekannte Mitarbeitende Vertrauen zueinander fassen – resultierend aus der intensiven Zusammenarbeit - und wie sie dann gemeinsam agieren. In der nachfolgenden "Draft Plan Review" stellen die Teams ihre Planungen vor.
Das Ende des ersten Tages bildet der Management Review. Dem Top-Management obliegt es nun noch am selben Abend, letzte Probleme aufzulösen, damit die Teams den gemeinsamen Plan auch in die Tat umsetzen können. Der Review kann auch bis in die Nacht andauern, denn es muss entschieden werden – weil es am 2. Tag weitergeht.
Der 2. Tag des PI Planning beginnt mit Änderungen, die aus der Management Review hervorgegangen sind. Die Entscheidungen werden an die Teams zurückgespielt. “Es geht nun darum, nachzujustieren, zu verfeinern und idealerweise alle verbliebenen Abhängigkeiten, Probleme und Risiken aufzulösen. Das ist anspruchsvoll, aber überwiegend gelingt das.” Paul beschreibt wie letztlich alle ihrem Plan nicht nur zustimmen, sondern auch versprechen, alles zu unternehmen, um die gemeinsamen Ziele tatsächlich zu erreichen.
Dann geht es direkt in die Umsetzung. Wir haben bei der Baloise mit PI Planning in einer Pilotphase bereits sehr gute Erfahrungen gemacht, aber Verbesserungspotential gibt es natürlich immer. Das Feedback macht Lust auf mehr." - Endlich sind wir alle von Anfang an an Bord! – sagen die einen. Endlich werden wir vom ersten Schritt an informiert und nach unserer Meinung gefragt! – heisst es woanders. Und endlich klappt die Vernetzung verschiedener Kompetenzen.
«Paul Heyer, Scrum Master, Baloise Group»
- Alle haben den gleichen Wissensstand.
- Face-2-Face Kommunikation von Anfang an, dadurch drastische Reduktion von organisatorischem Overhead.
- Extrem schnelle und kurze Kommunikations- und Abstimmungswege.
- Schwachstellen und Risiken werden frühzeitig erkannt, adressiert und aufgelöst.
- Es existiert ein gemeinsames Verständnis und Bekenntnis zu den gemeinsamen Zielen. Das führt zu stärkerer Identifikation.
- Verlässliche und realistische Planung.
- PI Planning ermöglicht eine stärkere Vernetzung und Nutzung aller verfügbaren Kompetenzen.