Anette ist Support für zwei Bereiche. Zuvor hatte sie Erfahrungen in der Werbung und im Maschinenbau gesammelt, in ähnlicher Funktion. "Meine Aufgaben haben sich über die Jahre allerdings gewandelt. Mit dem Jobprofil bei meiner Einstellung hat das heute nur noch wenig zu tun. Unsere Abteilung trägt inzwischen einen anderen Namen und ich bin mit der Zeit gefühlt zum Help Desk der Abteilung avanciert", witzelt Annette. Es stimmt.
Wie sieht der Tag einer Assistentin aus?
Termine koordinieren – klar. Meetings organisieren – sicher. Dokumente zusammenstellen – auch. Und danach? "Kommt noch unheimlich viel on top." Das weiss Annette allzu gut. "Ich kümmere mich um Auswertungen, um Beschaffungsanträge, um Kostenreportings etc." Das ist sehr zeitintensiv und verlangt ein hohes Mass an Konzentration. "Mein Kopf weiss am Abend, was er geleistet hat. Die Zahlen müssen schliesslich stimmen." Man sieht Annette an, wie wichtig ihr das ist. "Oftmals wissen die Kollegen gar nicht, wie viele einzelne Arbeitsschritte hinter einer scheinbar simplen Anforderung stecken", fügt sie hinzu. "Da kommt jemand und sagt - Bitte sorge dafür, dass Berater xy bei uns reibungslos arbeiten kann. - Dann geht’s für mich los."
"So lange keine Fehler passieren, sagt keiner was"
Absolute Korrektheit wird in Annettes Arbeit sozusagen vorausgesetzt. Irgendwo nachvollziehbar und doch nicht selbstverständlich, denn Annette ist Mensch und nicht Maschine, und Fehler passieren. So ist das. "Klar, kommen die Kollegen zu mir, wenn etwas nicht stimmt. Solange alles läuft, sagt kaum jemand was. Diese Dynamik schleicht sich gern ein zwischen Menschen. Das habe ich bestimmt nicht exklusiv." Annette muss ein bisschen schmunzeln denn dieser Blogartikel ist der Gegenbeweis. Kollege Marco Schneider sitzt stellvertretend für Annettes Team im Interview. Es ist Zeit, Wertschätzung zurückzugeben.
Marco Schneider, Group Consolidation
"Die Mitarbeitenden schätzen an Annette, dass Sie alle Arbeitskollegen, unabhängig von Alter und Hierarchie, mit der gleichen Aufmerksamkeit behandelt und sogar deren persönliche Befindlichkeiten zu berücksichtigen vermag. Sie hat ein besonderes Talent, äußerst effizient zu organisieren und bei Bedarf auch schnell und unbürokratisch umzudisponieren. Ob Reisen, Sitzungen oder Events, man kann sich darauf verlassen, dass es auch "praktisch" so eintrifft wie "theoretisch" geplant wurde. Wir wünschen uns "gut", bekommen aber "besser"! Dafür zollen wir Annette Respekt und sagen DANKE!"
"Wenn jemand etwas möchte, dann am besten sofort"
Auch das ist tägliches Brot einer Assistentin. Natürlich mag jeder in seiner Arbeit vorankommen und braucht Annettes Unterstützung. Natürlich sind die eigenen Anliegen immer die wichtigsten. Das kennen wir alle. "Ich behandle die Mitarbeitenden gleich. Die Bitte eines Werkstudenten erhält von mir ebenso viel Beachtung wie die einer Führungskraft. Darum bemühe ich mich." Annette beschreibt, dass vor allem der administrative Teil ihrer Arbeit oft unterschätzt wird. "Bitte besorge einen Badge und Zugriffsrechte für jemanden, heisst nicht, dass es ein ideales Formular dafür gibt und die Sache damit geritzt wäre. Manchmal funktionieren bestimmte automatisierte Prozesse nicht. Dann rede ich mit der IT oder mit der Benutzerverwaltung bis das Problem behoben ist. Das kostet Zeit."
Marco Schneider, Group Consolidation
"Ich an Annettes Stelle wäre schon öfter mal explodiert. Ich bewundere ihre Ruhe unter Druck. Ich finde es toll, wie sie die verschiedenen Launen abfedert und unterschiedliche Persönlichkeiten abholt. Das ist ihr Beitrag an uns alle als gute Seele. Es ist immens, wenn ich beobachte, wie viele Aufgaben Jahr für Jahr in ihren Bereich rutschen. Man verkennt das oft. Bei uns arbeiten in beiden Abteilungen zusammen etwa 50 Mitarbeitende und irgendwann will jeder mal etwas von Annette. Vom Briefumschlag bis hin zu Reportings."
Die Baloise ist lockerer geworden
"Als ich vor zehn Jahren meinen Job als Assistentin angetreten habe, dachte ich, ich müsste einen Lachsack mit zur Arbeit bringen. So steif ging das bei uns zu." Annette lacht und erinnert sich. "Aber wir haben bei der Baloise eine regelrechte Kehrtwende hingelegt. Die Atmosphäre ist seit einigen Jahren so viel offener, freundlicher, kommunikativer und untereinander mehr auf Augenhöhe. Das ist respektabel, dass wir dorthin gefunden haben. Es hilft mir auch bei meiner Arbeit." Annette schafft sich heute ihre Freiheiten: Wann bearbeitet sie was in welcher Reihenfolge? "Ich habe gelernt, Prioritäten zu setzen. Ich gestehe mir zu, nicht sofort und noch am selben Tag alles schaffen zu können oder schaffen zu müssen. Das ist mein ganz persönliches Privileg, das ich mir erarbeitet habe."