Le terme «compliance» ne se réfère pas seulement à la simple observation des lois et règlements applicables: il s’agit plutôt de toutes les stratégies adoptées pour le comportement correct d’une entreprise. C’est-à-dire à la fois le respect des lois et des normes de l’autorité de régulation, ainsi que des directives et des lignes directrices internes à l’entreprise. En français, le terme est traduit de la façon la plus appropriée par conformité juridique.
Les violations des directives de compliance, qu’il s’agisse de comportements illégaux ou du non-respect des normes internes de l’entreprise, peuvent avoir de lourdes conséquences pour une entreprise. Cela inclut, par exemple, les demandes de dommages-intérêts et les amendes, qui peuvent entraîner une atteinte à la fois financière et importante à la réputation. Une entreprise orientée vers le développement durable fait tout ce qui est en son pouvoir pour éviter de tels dommages.
«Un système de gestion durable de la compliance se caractérise par le fait que les employés suivent les lois, les normes et les directives parce qu’ils les comprennent et les considèrent comme ayant un sens», explique Jeanne Exemple, responsable suppléante de Group Compliance à Baloise. Elle explique volontiers la structure compliance de Baloise en utilisant un exemple du secteur des transports: «Imaginons un rond-point de circulation. Notre approche de la compliance favorise un état d’esprit fondamental et crée un cadre – un rond-point – afin que les gens puissent décider eux-mêmes comment s’y retrouver. Avec cela, nous sommes davantage dans un rôle de conseil et d’enseignement et nous voulons que les gens suivent les directives parce qu’ils les comprennent.» C’est pourquoi toutes les formations de Baloise sont structurées de manière à ce que l’on puisse comprendre les thèmes sans se contenter de cocher la bonne réponse. «Le contre-exemple du rond-point, ce sont les feux de circulation. Ils sont soit rouges, soit verts. Il n’y a aucune marge de manœuvre dans l’exécution et les employés sont étroitement surveillés. Nous ne voulons pas de ce genre de culture de contrôle.»
A Baloise, le département Group Compliance et les Compliance Office locaux sont chargés de l’élaboration, du conseil, de la formation et du contrôle en matière de respect des exigences éthiques et réglementaires. Ils agissent comme un organe consultatif pour tous les services internes, en particulier sur les principales questions de protection des données, de lutte contre le blanchiment d’argent, de corruption et de droit des cartels. Selon leur fonction, les employés doivent suivre différentes formations sur ces principaux sujets: «Par exemple, ils doivent comprendre pourquoi les clients ne doivent pas être mis en copie (cc) mais en blind copy (bcc) dans le cas d’e-mails de masse, afin que ceux à qui on écrit ne voient pas les adresses e-mail des autres clients. Les applications en nuage sont un autre sujet important. Tous les employés doivent d’abord soumettre une demande au Cloudboard conformément à la directive Cloud avant que les données personnelles ne soient transmises pour un stockage externe. En outre, on répond à la question de savoir, par exemple, quelles invitations et quels cadeaux peuvent être acceptés ou non. Le contenu des réunions avec d’autres compagnies d’assurances peut également être très sensible et il existe des règles claires sur la manière de traiter ce sujet. Enfin et surtout, les employés peuvent toujours trouver des informations sur les endroits où aller s’ils soupçonnent une conduite inappropriée», explique Jeanne Exemple.
Notre Code de conduite de Baloise s’applique à tous les employés et sa connaissance est régulièrement mise à jour lors de formations interactives. En tant que ligne directrice de nos activités quotidiennes, le Code de conduite contient des principes juridiques généraux et notre norme pour un comportement éthique et constitue la base de notre coopération avec les clients, les collègues, les partenaires, les actionnaires et le public.