Die Baloise Digital Scouts waren wie alle anderen mit so viel Home-Office wie noch nie konfrontiert. Ihr Wissen haben sie gebündelt und in der Broschüre Tipps und Tricks für ein sicheres und produktives Home-Office zusammengestellt. Im Beitrag teilen Monika und Steven, die leitenden Köpfe hinter den Digital Scouts, einen Zusammenschnitt der wichtigsten Aspekte mit ihren persönlichen Erfahrungen aus dem Home-Office.

Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz

Oft verrichten wir stundenlange Bildschirmarbeiten in einer immer gleichbleibenden Sitzposition. Was braucht es also im Home-Office? Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz verfügt über genügend Arbeitsfläche, im Idealfall einen höhenverstellbaren Stuhl, genügend Bewegungsraum um die Arbeitsfläche herum, gute Beleuchtung und eine Umgebung ohne Stolperfallen wie z.B. herumliegende Kabel. Sowohl Monika als auch Steven schafften sich als Erweiterung zum kleinen Laptop einen grösseren Bildschirm an: «Ich konnte von der Baloise einen ungenutzten Bildschirm ausleihen und einen ausgemusterten grossen Schreibtisch kaufen – so ist das Arbeiten im Home-Office deutlich angenehmer», so Steven. Für eine gute und stabile Verbindung im Home-Office sollte genügend Bandbreite mit mindestens 40 bis 75 Mbit/s vorhanden sein. Monika weiss: «Wir kennen es alle, Videocalls in denen es stockt. Mit genügend Bandbreite funktioniert es besser. Einfach mal schauen, wie viel Mbit/s im Internet Abo vorhanden sind und gegebenenfalls upgraden.» Wenn das Internet mit anderen geteilt wird, sollten pro Nutzer 20 Mbit/s dazugerechnet werden.

Virtuelle Kommunikation: Kamera an & bewusst zuhören

Eine grosse Herausforderung ist eine erschwerte Kommunikation beim Arbeiten in örtlich verteilten Teams. Das Nutzen von Kommunikationsmitteln, mit denen man sich per Online-Meetings, Chat und Projekttools virtuell gemeinsam besprechen kann, ist für ortsunabhängiges Arbeiten unverzichtbar. «Bei virtuellen Meetings braucht man relativ schnell einen Moderator, weil sich sonst immer alle ins Wort fallen. Man muss sich bewusster zuhören und ausreden lassen, das ist eigentlich gar nicht so schlecht», so Monika. Auch sind sich die beiden Pfadfinder einig, dass die Kamera bei Videocalls wenn immer möglich eingeschalt werden sollte: «Da sieht man Reaktionen, die sonst verloren gehen. Auch zeigt man damit, dass man aufmerksam zuhört.»

Mit Struktur und Pausen geht es besser

Die Arbeitszeit kann im Homeoffice über den Tag frei eingeteilt werden, sollte aber genau deswegen auch gut organisiert und strukturiert werden: Bewegungspausen sind wichtig für ein gesundes Arbeiten. Zwischendurch immer mal wieder aufstehen und umhergehen, sich strecken und die Sitzposition ändern. Einen Spaziergang oder eine Joggingrunde über Mittag oder nach der Arbeit einlegen. «Zu einer guten Pausenplanung gehört auch, dass man Kaffeepausen mit Kolleginnen und Kollegen einplant», berichtet Monika. Ein weiterer Vorteil vom Home-Office ist die Ortsunabhängigkeit. «Diese Flexibilität hat mir ermöglicht, meinen Arbeitslatz auch in mein Familiengarten-Häuschen zu verlegen», erzählt Steven. «Dort hatte ich meine Ruhe und der Ortswechsel hat auch dazu beigetragen, dass ich neue Impulse bekam.»

So schütze ich Daten vor Hackern und Nachbarn

Für das Arbeiten im Home-Office sollten nur die vom Arbeitgeber bereitgestellte oder genehmigte Hard- und Software genutzt werden.  Öffentliche WLAN-Hotspots sind zu vermeiden. Eine besondere Herausforderung, die das Arbeiten ausserhalb der Firma nach sich zieht, sind Fernzugriffslösungen, die das Kommunikationsnetzwerk eines Unternehmens ausweiten, damit dieses für die Mitarbeitenden auch von extern zugänglich ist. Dadurch wird das Firmennetzwerk jedoch auch erweitert und bietet Hackern weitere Angriffsmöglichkeiten. Als Mitarbeitende bedeutet das: Wachsam bleiben und Ungereimtheiten direkt an den IT-Support melden. Vertrauliche firmeninterne Informationen oder Kundendaten dürfen nicht von Unbefugten eingesehen werden, zu denen auch Mitbewohnerinnen und Mitbewohner zählen. «Unsere Kunden erwarten, dass alle Mitarbeitenden auch im Home Office vertrauensvoll mit Kundendaten umgehen. Die vertrauliche Handhabung ist gesetzlich geschützt.» Heikle Daten sollten beispielsweise nicht auf der Terrasse oder in einem öffentlichen Café bearbeitet werden. «Im letzten Sommer waren viele Leute auf ihren Terrassen. Dabei konnte ich beispielsweise bei meinem Nachbarn viel zu viel mithören, weil dieser auf dem Balkon gearbeitet hat», so Steven. 

Infrastruktur und Sensibilisierung als Aufgabe des Arbeitgebers

Neben dem Ausbauen der Kapazitäten, so dass Mitarbeitende effizient von zu Hause aus arbeiten können, spielt die Sensibilisierung für Sicherheitsfragen eine zentrale Rolle, damit die Mitarbeitenden ihre Verantwortung für Informationssicherheit und Datenschutz auch wahrnehmen können. Detailliertere Tipps der Digitale Pfadfinder gibt es im Cyber Security Guide für Unternehmen. «Bei der Baloise gab es schon immer sichere VPN-Verbindungen für flexibles Arbeiten, allerdings nicht für die gesamte Belegschaft auf einmal», berichtet Steven. «Die Group IT hat daher nach dem Ausrufen des Lockdowns innerhalb von drei Tagen eine komplett ausgebaute mobile Infrastruktur aufgebaut, damit unsere Mitarbeitenden sicher und schnell im Home-Office arbeiten können.»